Por que o PDF pode salvar sua agência de publicidade?

Quem nunca recebeu ou enviou um arquivo em PDF? Seja um documento, uma arte, um e-book ou a versão digital de uma publicação impressa, o PDF é um formato prático, que garante que o arquivo poderá ser visualizado em qualquer plataforma, independentemente do sistema operacional ou do desenvolvedor do programa utilizado para abri-lo.

Mas engana-se quem pensa que o PDF é limitado a um formato “somente leitura”. Hoje, esse tipo de arquivo é muito mais versátil do que se imagina e pode agilizar processos burocráticos, que muitas vezes atrasam o trabalho criativo.

Neste post, você vai entender como essa versatilidade do PDF pode ajudar sua agência de publicidade, mantendo seus colaboradores mais focados no que realmente importa, em vez de perder tempo com papéis e intermináveis trocas de e-mails.

 

Por que o PDF?

 

PDF é a sigla para Portable Document Format, ou formato de documento portátil, em português. Esse tipo de arquivo surgiu em 1993, lançado pela Adobe para ser lido no Adobe Acrobat Reader.

Em uma época em que os programas ainda eram bastante limitados às suas funções, o PDF chegou para resolver problemas de compatibilidade. Os arquivos salvos nesse formato, então, poderiam ser lidos em qualquer sistema operacional, sem distorções.

A primeira versão do Adobe Reader limitava-se a um leitor de arquivos. Hoje, 25 anos depois, o programa agrupa novas funções, bastante úteis ao dia a dia de pessoas e empresas, sobretudo aquelas que trabalham com imagem e criatividade.

A versão X (ou 10) do Adobe Reader aprimorou a segurança dos documentos em PDF. Além disso, o programa permite que o usuário interaja com formulários e rich media. Também é possível adicionar comentários e assinar arquivos digitalmente.

E tudo isso pode ser feito pelo computador ou por dispositivos móveis como smartphones e tablets, com integração total à Adobe Document Cloud (DC).

 

Por que o PDF ajuda no fluxo de aprovação de jobs por seus clientes?

 

O formato PDF agiliza o fluxo de aprovação de trabalhos pelos clientes. O recurso é indispensável para agências de publicidade, já que o trabalho criativo demanda aprovação, apontamentos, refazimentos, até que o job atenda o desejo de quem o contratou.

Em um mesmo arquivo PDF, o criativo, seu gestor e o cliente conseguem dialogar, aprovando o trabalho ou pedindo alterações.

O processo é simples. Assim que o criativo termina o trabalho, basta exportar o arquivo em PDF e enviá-lo ao seu gestor. Este, por sua vez, pode aprovar e encaminhar ao cliente, ou adicionar comentários, solicitando alterações ao designer. Com o job aprovado na agência, o arquivo segue para o cliente, que também pode realizar o mesmo processo.

No Adobe Acrobat Reader DC, todo esse fluxo de aprovação ganha agilidade com auxílio de ferramentas. Uma delas permite inserir comentários em locais específicos do arquivo. A outra possibilita a inserção de carimbos, como “Aprovado” ou “Reprovado”.

E tudo isso pode ser feito de qualquer lugar, a qualquer hora e a partir de qualquer dispositivo. Isso porque todos os processos são integrados na nuvem, que pode ser acessada, por exemplo, de smartphones e tablets.

 

Por que o PDF vai fazer seu lead assinar contratos rapidamente?

 

Imagine a possibilidade de enviar por e-mail um contrato ao seu cliente. Ele assina digitalmente e devolve o documento, tudo online, evitando assim gastos desnecessários com papéis, correspondências ou visitas apenas para firmar um contrato.

Essa praticidade toda é possível graças à possibilidade de assinar documentos digitalmente. A própria lei brasileira reconhece como válida a assinatura digital, com o mesmo valor do papel assinado à mão.

Um dos recursos oferecidos no pacote Adobe Document Cloud é o Adobe Sign. A ferramenta possibilita ao usuário assinar e também coletar assinaturas eletrônicas e digitais, com valor jurídico, de forma descomplicada e com total segurança. O processo pode ser feito em qualquer dispositivo, como computador, celular ou tablet.

Pelo próprio programa, basta clicar em “Enviar para assinatura”. Depois, é só inserir os e-mails de todos os signatários, na ordem em que devem assinar o documento. Os destinatários recebem o arquivo e só precisam clicar em um link e fazer logon no navegador, computador ou dispositivo móvel.

Quem recebe o contrato não precisa fazer nenhum download para poder assinar o documento. Além disso, quem enviou o PDF é notificado assim que o arquivo é exibido e assinado. Tudo de forma prática e rápida.

Com esses recursos, todos os setores da agência saem ganhando. O comercial não gasta tempo com apenas um cliente. Com isso, aumenta a produtividade, podendo dar atenção a mais clientes.

O setor financeiro diminui gastos com papel, correspondências e viagens desnecessárias. Além disso, elimina a preocupação em arquivar papéis, já que tudo é automaticamente guardado na nuvem.

E, para evitar que haja qualquer alteração no documento, o setor responsável poderá comparar o arquivo enviado ao cliente com aquele recebido de volta, devidamente assinado.

 

Por que o PDF ajuda o designer a ter mais insights e criatividade?

 

Num passado não muito distante, as agências de publicidade e propaganda faziam compilações impressas, com livros, pastas e portfólios para ajudar o setor criativo em seus insights. Inspiração é importante, claro. Melhor ainda se tudo for feito com agilidade e organização.

Hoje, com um celular na mão é possível transformar qualquer imagem ou texto em um arquivo PDF inteligente, sem necessidade de digitalizar, usando um scanner, ou imprimir. Basta usar a câmera do celular para capturar imagens e transformá-las em PDFs versáteis.

Uma das soluções oferecidas no pacote Adobe DC é o Adobe Scan, que facilita esse tipo de trabalho. O aplicativo, disponível para Android e iOS, digitaliza as imagens com tecnologia avançada, permitindo que os gráficos sejam aprimorados com facilidade.

Depois, ainda é possível converter o arquivo em um PDF editável, podendo inserir áudios, vídeos, animações e imagens em 3D.

Toda essa facilidade ajuda o designer em seus insights, além de economizar seu tempo com manipulações gráficas complexas.

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